Checkliste Bewerbungsprozess
Welche Unterlagen brauchst du? Wie läuft der Bewerbungsprozess ab? Worauf solltest du achten? Wie kannst du dich am besten auf die persönlichen Termine vorbereiten? Von der Jobsuche bis zur Vertragsunterzeichnung kann viel passieren ...
Nur so verwirrend, wie es vielleicht auf den ersten Blick wirkt, ist das Ganze gar nicht, wenn du dich richtig auskennst. Um dich genau dabei zu unterstützen, klären wir dich hier über die folgenden Punkte auf:
- Was sind die einzelnen Schritte im Bewerbungsprozess?
- Wie kannst du dich am besten darauf vorbereiten?
- Checkliste: To Do’s für deine Bewerbung
Was sind die einzelnen Schritte im Bewerbungsprozess?
Egal, ob du dich als Ingenieur:in, Marketingmanager:in oder Analytiker:in bewirbst: die Kernpunkte des Bewerbungsverfahrens sind grundlegend für alle Jobs dieselben. Klar, kann bei dem einen oder anderen noch eine Spezialanforderung dazu kommen, aber i.d.R. unterteilt sich der Prozess in:
1. Stellensuche
Der erste Schritt zum Job ist natürlich die Suche nach der passenden Stelle. Die kannst du durch Vitamin B, Hörensagen oder – wie die meisten – online auf diversen Jobportalen finden, bspw. auf unserer Jobbörse.
Wichtig ist, dass du dir, schon vor der Suche überlegst: was sind meine Qualifikationen? Was kann ich leisten? Worin bin ich weniger gut? Welche Bereiche/Jobs wären etwas für mich? Und auch für dich selbst schon Filter setzt, bspw. die Distanz zur Arbeit, Remote-Möglichkeiten, Arbeitsstunden – kurz und gut: setz dich schon vor deiner Suche damit auseinander, was du eigentlich finden willst.
Hast du dann eine ansprechende Ausschreibung gefunden, gleichst du sie mit dem ab, was du haben wollen würdest. Ein 100-prozentiges Match zwischen deinen Vorstellungen und einem Job wirst du vermutlich nie ganz haben, aber du musst für dich eben vorab schon entscheiden, welche Kompromisse du eingehen möchtest und welche nicht. Es bringt nichts dich auf nur einen Tag Homeoffice einzulassen, wenn du in einem Großraumbüro vor Ort nicht arbeiten kannst ... Das geht dann früher oder später nach hinten los.
Good to know: Lass dich nicht gleich von den Anforderungen der Stelle abschrecken. Selbst, wenn du 2-3 Dinge nicht mitbringst, den Job aber gerne machen wollen würdest, solltest du dich bewerben. Bei Ausschreibungen gewinnt nicht immer der/die perfekte Kandidat:in, sondern der/die beste. Und, ob du bei dem Bewerbungsverfahren zu den Besten gehörst, wirst du nie rausfinden, wenn du dich nicht bewirbst.
Du solltest dir übrigens immer mehr als nur eine Stelle raussuchen, die passen könnte. Denn du wirst nicht immer eine Antwort bekommen oder im Bewerbungsprozess die nächste Stufe erreichen. Es ist gut, wenn du immer noch einen Plan B, vielleicht sogar Plan C, hast - Safety first.
2. Bewerbung
Im zweiten Schritt geht es dann daran, dich auf die Stelle zu bewerben. Das ist in den allermeisten Fällen sofort online möglich. Das heißt, du solltest diese Dokumente vorbereiten/griffbereit haben und das in digitaler Form:
- Anschreiben: hier verfasst du einen Text, der darauf eingeht, wo du auf die Stelle gestoßen bist, warum du sie machen möchtest, wieso du qualifiziert dafür bist, was du alles dafür mitbringst, wann du frühestens mit dem Job starten kannst und – falls gefordert – deine Gehaltsvorstellung.
- Lebenslauf: darin sind Daten wie Name und Adresse, aber auch die verschiedenen Stationen deines Werdegangs, Schule, Uni, genauso wie Nebenjobs, Praktika und jegliche andere Berufserfahrung enthalten. Schreib am besten immer in 2-3 Punkten dahinter, was genau dabei deine Aufgaben waren.
- Zeugnisse: oft wird das Abschlusszeugnis von der Uni verlangt, du kannst aber jegliche Zeugnisse, also auch Arbeitszeugnisse von Hospitanzen oder früheren Jobs hinzufügen, um deinen Kenntnisstand nachzuweisen.
- Arbeitsproben – falls gefordert: v.a. im Medienbereich kann es sein, dass bei deiner Bewerbung noch Beispiele für deine Fähigkeiten anhängen sollst. Das können im redaktionellen Bereich Artikel sein, in der IT-Branche können das Seiten oder Tools sein, die du programmiert hast, im Design-Bereich bspw. Bilder, Anzeigen, Poster, Banner oder andere Werbemittel, die du gestaltet hast.
Wichtig ist, dass du auf Vollständigkeit achtest, also auch wirklich alle Dokumente einsendest, die in der Stellenausschreibung gefordert werden. Dinge wie Zeugnisse kannst du dafür vorab einscannen. Solltest du ein Dokument gerade nicht zu Hand haben, kannst du im Anschreiben darauf hinweisen, dass du es nachreichen wirst.
Good to know: Deine Beziehungsstatus und ob du Kinder hast oder nicht, musst du im Lebenslauf nicht angeben. Du müsstest auch weder dein Geschlecht noch dein Alter angeben, wenn du das nicht möchtest.
3. Kennenlerngespräch
Ist deine Bewerbung eingegangen und deine potenziell neuen Arbeitgeber:innen haben Interesse an dir, wird oft ein kurzes Telefon- oder Onlinegespräch ausgemacht. Dabei handelt es nicht um ein Vorstellungsgespräch, sondern um eine Art Zwischenschritt. Hier werden kurz nochmal offene Fragen und Rahmenbedingungen geklärt, bspw. Gehaltsvorstellungen, frühester Eintrittstermin oder Ähnliches.
Das Kennenlerngespräch ist quasi ein erstes Beschnuppern und auch ausloten, ob das Arbeitsverhältnis beidseitig klappen könnte. Heißt für dich: sei ehrlich und stell für dich wichtige Fragen zum Rahmen, denn wenn dir etwas jetzt schon absolut nicht passt, kannst du jetzt schon abwägen, ob du im Bewerbungsprozess gerne weitermachen würdest oder eben nicht.
Good to know: Wirst du zum Kennenlerngespräch eingeladen, hat die Firma/das Unternehmen definitiv Interesse an dir, sonst hättest du eine formlose schriftliche Absage oder gar keine Rückmeldung bekommen. Willst du den Job also wirklich haben, ist das deine erste Chance von dir zu überzeugen.
4. Vorstellungsgespräch
Der nächste Schritt im Bewerbungsverfahren ist das Vorstellungsgespräch. Wenn du dazu eingeladen wirst: nice, Glückwunsch, denn das alleine ist schon super! Jetzt geht es darum, einen kühlen Kopf zu bewahren und von deinen beruflichen und persönlichen Fähigkeiten zu überzeugen.
Dabei spielen natürlich das innere und das äußere Auftreten eine Rolle. Äußerlich solltest du gepflegt und gut gekleidet zum Gespräch auftauchen und auch auf deine Körpersprache und Mimik achten – eben alles, was äußerlich sichtbar ist. Ein freundliches und positives Gesamterscheinungsbild kann dich nicht nur kompetent und offen wirken lassen, sondern dir auch ziemlich schnell Sympathiepunkte einbringen, also vergiss nicht ab und an mal zu lächeln.
Innerlich solltest du natürlich ganz klar von deinen Hard und Soft Skills überzeugen. Was bringst du mit, was qualifiziert dich, was motiviert dich diesen Job zu ergattern?
Vergiss nicht, dich auch über das Unternehmen und den Beruf vorab zu informieren, denn oft werden dir im Vorstellungsgespräch Fragen dazu gestellt. Welche Werte vertritt die Firma, was leistet sie allgemein? Welche Punkte der Stellenbeschreibung sagen dir nichts? – Mach dich darüber schlau!
Good to know: Eine sehr beliebte Frage in Vorstellungsgesprächen ist die nach deinen Schwächen. Klingt erstmal irritierend, ist es aber nicht. Personaler:innen und Chef:innen wollen so antesten, wie ehrlich, kritikfähig und kompromissbereit du gegenüber dir selbst und einem Job bist. Heißt: sei ehrlich, aber nicht zu ehrlich, gib 1-2 mildere Schwächen zu, sag aber, dass du schon daran arbeitest, bzw. gerne daran arbeiten würdest.
5. Probearbeit
Auch das Vorstellungsgespräch hat geklappt und du wurdest zum Probearbeiten eingeladen. Jetzt geht es darum, wirklich von deinem Können zu überzeugen. Klär am besten vor deinem Probearbeitstermin ab, was dich in etwa erwartet.
Ansonsten gilt: Erscheine auch hier in einem gepflegtem, der Branche entsprechenden Outfit, achte auf freundliches Auftreten und löse die dir gestellten Aufgaben in Ruhe, mit Motivation, Eigeninitiative und eben so gut, wie du es schaffst.
Wichtig ist, dass du auch positiv mit dem Team agierst – auch das fließt mit in die Bewertung ein und entscheidet im Zweifelsfalls darüber, ob du den Job bekommst oder eben nicht. Sei offen und versuch dich gut zu integrieren, denn wenn es mit der Stelle klappt, sind das deine zukünftigen Arbeitskolleg:innen.
Good to know: Stell Fragen, wenn du welche hast ... lieber einmal zu viel gefragt, v.a. wenn es ums Verständnis geht, als die Probearbeit falsch zu verstehen und deswegen eine fehlerhafte Arbeit abzuliefern.
6. Vertragsverhandlung/-unterzeichnung
Du hast die Jobzusage erhalten und sollst jetzt den Arbeitsvertrag unterzeichnen. Jetzt bist du zwar schon auf der Zielgerade, solltest aber nicht unaufmerksam werden, denn wenn du den Vertrag mal unterschrieben hast, gilt er.
Schau dir also nochmal genau folgende Dinge an und gleich sie mit den mündlichen/schriftlichen Abmachungen ab, die schon besprochen/festgehalten wurden:
- Gehalt: stimmt der Lohn mit dem Ergebnis der Gehaltsverhandlungen überein?
- Urlaubstage: hast du mindestens die gesetzlichen Urlaubstage?
- Krankmeldung: ab wann fordert dein:e Arbeitgeber:in eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung? Schon ab dem ersten Tag oder später?
- Kündigungsfrist: wie lange ist deine Kündigungsfrist? Kommt dir das zu lange/zu kurz vor?
- Zusatzvereinbarungen: sollte dir mündlich etwas wie ein eigener Parkplatz, Arbeit komplett aus dem Remote, Gutscheine oder Sonstiges versprochen worden sein, sollte es hier drin stehen, um zu gelten.
Good to know: Bevor der Vertrag von beiden Vertragspartner:innen, in der Regel dir selbst und deine:r Vorgesetzten, unterschrieben wurde, kannst du noch nachjustieren. Fällt dir also etwas auf, das im Arbeitsvertrag falsch oder nicht enthalten ist oder sich nicht richtig anfühlt, unterschreib ihn nicht, bevor du das mit deine:r Chef:in geklärt hast!
7. Erster Arbeitstag
Das Warten hat ein Ende und dein erster Arbeitstag rückt näher. Wenn dich das nervös macht, keine Sorge, da bist du nicht der/die Einzige. Lass es einfach auf dich zukommen und versuch dich zu entspannen. Die Einarbeitung ist eine Prozess, meist über mehrere Wochen oder Monate, heißt: niemand wird dir gleich den Kopf abreißen, wenn es nicht sofort perfekt mit allem klappt.
Ein paar Einsteigstipps haben wir natürlich trotzdem für dich:
- sei pünktlich: super wichtig und das nicht nur für den ersten Eindruck, sondern auch um deine persönliche Motivation nochmal zu zeigen.
- bleib aufmerksam: v.a. am ersten Tag werden sehr viele Infos auf dich reinprasseln, versuch dich aber trotzdem so gut wie möglich zu konzentrieren und dir die wichtigsten Dinge zu merken.
- schreib mit: Zugänge, Ordnerstrukturen, Zuständigkeiten, Namen – du musst nicht gleich alles auswendig wissen, aber es dir aufzuschreiben, ist total hilfreich. So musst du nicht dauernd nachfragen, sondern kannst in deinen Notizen nachgucken...
- stell Fragen: dir ist was nicht klar? Du brauchst mal Hilfe? Scheu dich nicht nochmal kurz abzuchecken, ob du das alles richtig verstanden hast oder dich jemand unterstützen kann. Jede:r war mal neu und hatte seinen/ihren ersten Arbeitstag, heißt: dafür sollten eig. alle Beteiligten Verständnis haben. Außerdem zeigst du so, dass du lernbereit bist und Dinge lieber anständig anstatt igendwie erledigen möchtest.
- lern deine Kolleg:innen kennen: gute Stimmung im Team ist Gold wert, also mach dich gleich von Anfang an dran alle, mit denen du zusammenarbeitest, kennenzulernen. Aus manchen Arbeitskolleg:innen werden vielleicht auch mal Freund:innen.
- sei offen: bei Mittagessen wird über Themen geredet, die du toll findest? Bring dich ein. Jemand fragt, ob du beim nächsten Teamevent mit magst? Wieso nicht?! Es wird dir ein richtig nicer Tipp gegeben? Nimm ihn an. So kannst du dich am schnellsten integrieren und am besten was dazu lernen.
- setz Grenzen: klingt vielleicht komisch, solltest du aber schon am ersten Tag machen, bspw. wenn dir jemand zu sehr auf die Pelle rückt oder nicht so freundlich zu dir ist, wie es normal wäre. Dabei solltest du zwar sachlich und höflich bleiben, du darfst aber einfach ehrlich sagen, wenn dir was zu weit geht oder zu viel ist.
Good to know: Lass dir Zeit dich mit dem neuen Job und Arbeitsumfeld zu akklimatisieren. Die Probezeit von 6 Monaten ist auch für dich gut, um abzuchecken, ob die Stelle auch längerfristig was für dich sein könnte – nutz sie.
Wie kannst du dich am besten darauf vorbereiten?
- Auf die Stellensuche: überleg dir, ob du dich nur auf bestimmte Jobs/Bereiche beschränken oder weitgefächert suchen willst. Mach dir deine Konditionen bewusst und such so gleich spezifischer. Kannst du dir bspw. vorstellen für einen Job umzuziehen oder willst du nur remote arbeiten?
- Für deine Bewerbung: pass deine Unterlagen, v.a. das Anschreiben, immer genau an die Stellenbeschreibung und die Anforderungen, die dort enthalten sind, an. Lass sie am besten auch immer noch von einer zweiten Person, Vier-Augen-Prinzip, lesen, bevor du sie abschickst.
- Für das Kennenlerngespräch: mach dir die Rahmenbedingungen und deine eigenen Konditionen nochmal bewusst – sammel für dich wichtige Fragen und stell sie dann am besten schon bei diesem Gespräch. Auch über deine Gehaltsvorstellungen solltest du dir schon vor dem Kennenlernen Gedanken machen. Bist du dir unsicher, kannst du mal nach einem ungefähren Einstiegslohn für die Branche recherchieren, um einen Referenzwert im Kopf zu haben. Tipp beim Gespräch: ein bisschen höher pokern (nicht übertreiben), denn oft wird dann von Arbeitgeberseite noch etwas runtergehandelt.
- Auf das Vorstellungsgespräch: überleg dir ein Outfit, dass zur Branche passt und geh nochmal die Stellenausschreibung und das Firmenprofil durch. Es schadet auch nicht, wenn du dir selbst nochmal deine Hard und Soft Skills vergegenwärtigst und dir schon mal Stärken und Schwächen überlegst, für den Fall, dass du genau danach gefragt wirst.
- Für die Probearbeit: klär ab, wie lange die Arbeit dauern soll und was, wenigstens in etwa, deine Aufgabe sein wird. Wenn du jemanden kennst, der in der oder einer ähnlichen Branche arbeitet, ist jetzt ein guter Zeitpunkt dir Insider-Tipps zu holen. Ansonsten versuch einen kühlen Kopf zu bewahren und dich auf dein Können zu verlassen!
- Auf die Vertragsverhandlung/-unterzeichnung: lass dir mit deinem Arbeitsvertrag Zeit, also lies ihn in Ruhe – und das am besten daheim – durch, schlaf noch mal eine Nacht drüber und gib ihn, im Zweifelsfall, noch einer Person, der du vertraust und/oder die sich auskennt, zur Ansicht. Sicher ist sicher.
- Auf den ersten Arbeitstag: um potenzieller Nervosität vorzubeugen, kannst du dein Outfit schon am Tag davor aussuchen und zurechtlegen, dein Essen vorbereiten – und wichtig: rechtzeitig ins Bett gehen. Der erste Tag ist immer anstregend, dafür solltest du wenigstens halbwegs ausgeschlafen sein.
Checkliste: To Do’s für deine Bewerbung
Die wichtigsten Punkte für deinen Bewerbungsprozess haben wir dir hier nochmal zusammengefasst:
- Suche dir passende Stellen, die immerhin die meisten deiner Kriterien erfüllen.
- Bewirb dich und bereite dafür alle notwendigen Unterlagen vor, denk ans Vier-Augen-Prinzip.
- Kläre im Kennenlerngespräch alle wichtigen Rahmenbedingungen.
- Überzeuge im Vorstellungsgespräch durch deine beruflichen und persönlichen Fähigkeiten, stell noch offene Fragen und verhandel ein für dich gutes oder immerhin tragbares Gehalt.
- Erledige die Probearbeit so gut wie möglich und vergiss nicht, dabei gleich schon mit deinen potenziell neuen Kolleg:innen zu socializen.
- Lass dir bei der Prüfung deines Arbeitsvertrages mindestens einen Tag und eine Nacht Zeit, gleiche ab, ob alles, was abgesprochen/festgehalten wurden, auch enthalten ist – ansonsten justiere nach.
- Geh deinen ersten Arbeitstag so entspannt wie möglich an, zeig dich offen und motiviert und schreib mit, dann läuft das schon.
(SALI)
