Sommerkult-Festival 2023: Yvonne über die Organisation des Events

Hallo Yvonne! Schön, dass du dir die Zeit genommen hast, ein paar Fragen zu beantworten. Was genau waren deine Aufgaben bei der Organisation des Festivals?

Als neues Mitglied im Kulturreferat wurde ich zunächst einmal mit meinen Aufgaben vertraut gemacht. 

„Mir wurde vieles erklärt und ich wurde eingewiesen, da das Sommerkult-Festival jedes Jahr von einer Projektstelle organisiert wird, die das Ganze vorher noch nie erlebt hat.“

Wie seid ihr dann als Team an die Aufgabe herangegangen?

Wir haben alle zusammen gebrainstormt, welche Künstler:innen wir gerne auf der Bühne hätten. Als Leiterin in der Projektstelle hatte ich diesbezüglich die meisten Rechte, darüber zu bestimmen.

Wie machte sich dieses Privileg bemerkbar?

Ich habe sehr viel mit Bookingagenturen kommuniziert, wir haben sehr viele Leute angefragt.

„Wir fragen auch jedes Jahr “Die toten Hosen" aus Prinzip an, auch wenn die nie zusagen. Aber das ist so ne’ Art Running-Gag und Ritual, das jedes Jahr durchgeführt wird."

„Wir fragen auch jedes Jahr “Die toten Hosen" aus Prinzip an, auch wenn die nie zusagen. Aber das ist so ne’ Art Running-Gag und Ritual, das jedes Jahr durchgeführt wird." 

Darüber hinaus durfte ich auch ein bisschen das musikalische Konzept mitgestalten, also bezüglich des Aufbaus der einzelnen Acts.

Habt ihr bei der Festlegung des Musikkonzepts Schwerpunkte gesetzt?

Klar! Man achtet dabei darauf, dass es sich irgendwie von der „Härte“ und der „Tanzbarkeit“ der Musik steigert, also im Grunde so, dass es eher ruhig anfängt und die Musik im Laufe des Abends immer tanzbarer wird.

„Natürlich haben wir alle und auch die Festival-Besucher:innen verschiedene Musikgeschmäcker und deshalb versuchen wir dem Publikum ein möglichst diverses musikalisches Programm zu bieten. Das war im Endeffekt die große Hauptaufgabe.“

Welche Aufgaben hast du sonst noch so übernommen?

Ich hab mich zusätzlich auch mit der Organisation von Food-Trucks beschäftigt, weil wir dieses Jahr komplett veganes Essen anbieten möchten, sowohl auf dem Gelände als auch Backstage.

Also habe ich auch mit Food-Truck-Unternehmen kommuniziert und diese gebucht und Absprachen getroffen. Jetzt gerade ist es außerdem meine Aufgabe, die Metro-Einkaufsliste für die Wünsche der Artists, die Versorgung des Teams hinter den Kulissen und die Sanitäter:innen zu schreiben. Die Liste ist in der Tat ziemlich lang. Außerdem treffe ich die letzten Absprachen mit den Künstler:innen bezüglich Soundchecks, etc.

Was war für dich die größte Herausforderung bei der Organisation? Gab es Probleme, die ihr nicht lösen konntet oder Dinge, die ganz anders gelaufen sind als erwartet?

Mich hat besonders der Kontakt mit den Booking-Agenturen herausgefordert, weil wir als so kleines Festival nicht unbedingt deren Priorität sind. Deshalb haben die Agenturen oft erst sehr spät auf unsere E-Mails geantwortet.

„Da wir aber alle nur ehrenamtlich und nicht durchgehend für das Kulturreferat arbeiten, müssen wir sehr flexibel agieren. Das heißt, manche Probleme können wir nicht sofort lösen. Probleme, die wir gar nicht lösen konnten, hatten wir zumindest in dem Bereich, mit dem ich mich beschäftigt habe, keine.“

Denkst du, dass alles gut über die Bühne geht?

Ich kann mir zwar bis heute noch nicht richtig vorstellen, wie das ganze Festival am Ende laufen wird. Ich habe keine Erwartung daran, wie es werden soll, versuche einfach auf alles gefasst zu sein und lasse mich überraschen.

Wie einig wart ihr innerhalb des Teams bei Entscheidungen? 

In vielen Fällen ist es uns gelungen, Entscheidungen sehr einstimmig zu treffen. Natürlich gab es auch ein paar Meinungsverschiedenheiten, aber die konnten wir auch immer schnell beseitigen.

Während der Planung hat sich aber auch einiges geändert innerhalb des Teams, weil einige Mitglieder des Kulturreferats zwischendurch aufgehört haben – entweder weil sie ihr Studium beendet haben oder aus zeit-technischen Gründen. Deshalb sind auch sehr viele Neuzugänge mitten in der Festivalplanung hinzugekommen.

Wie hast du die Arbeit im Team wahrgenommen?

Insgesamt hatten und haben wir auf jeden Fall ein sehr gutes Team. Wir mögen uns auch alle sehr gerne und es gibt zum Glück keinen Streit untereinander. Ich hoffe, das wird auch in Zukunft so sein.

Worauf freust du dich persönlich am meisten beim Festival?

Durch das ganze Booking hab ich auch viele neue Artists entdeckt, die ich vorher nicht kannte.

„Doch meisten freue ich mich auf den Auftritt von Zsa Zsa. Schließlich war es meine Idee, die Band einzuladen. Deshalb freue ich mich umso mehr, dass sie für das Festival zugesagt hat.“

(CR/YF)